Cuando el depósito no está automatizado la operación es vulnerable, ya que las tareas a realizar dependen exclusivamente de las personas y no de los procesos.
En estos casos, el jefe de operaciones o de almacén, quien se sabe de memoria todas las posiciones, es el que dirige las tareas y a lo largo del día va dictaminando donde colocar lo que ingresa, que productos retirar primero, administra las prioridades y muchas otras.
El inconveniente es que cuando esta persona clave falta, se toma vacaciones, se va de la empresa, o simplemente no está disponible, toda la operación se entorpece porque, sencillamente, los operarios no saben qué hacer.
Además, sabemos que en la vorágine del día a día siempre puede haber cosas que se pasan por alto, y al no tener mecanizados los procesos, eso deriva en encontrar mercadería vencida, no ubicar con facilidad los productos o extraerlos del lugar equivocado, no tener un seguimiento de los pallets que ingresan, horas desperdiciadas por una mala distribución, mercadería con requerimientos específicos mal almacenada, entre muchos otros.
Para optimizar el funcionamiento del Warehouse debemos establecer cuatro objetivos:
✓ Maximizar el rendimiento del espacio.
✔ Mejorar el flujo de mercaderías.
✓ Reducir la manipulación de los productos.
✔ Disminuir los desplazamientos de los operarios.
Pero ¿Cómo hacemos que el almacén funcione en automático?
Definiendo reglas.
Las reglas son simplemente los criterios por el cual la mercadería se estiba o se pickea.
Todas ellas deben ingresarse en el sistema, de modo que siempre se respete la misma pauta.
Tenemos que definir, entonces, las Reglas de entrada, Reglas de reposición y Reglas de salida.
¿Cómo sé qué criterio utilizar?
No existe una fórmula mágica, sino que depende de las necesidades de cada operación.
Pero, para acercarte al que más se acomode a tu empresa, te contamos los más utilizados.
El Slotting se refiere a la forma estratégica en la que se distribuye en stock dentro de un almacén. El fin es, no solo maximizar el rendimiento del espacio, sino también incrementar la productividad de procesos como ubicación, reposición o preparación de pedidos.
Los criterios de almacenaje más conocidos son:
✓ ABC de rotación: es decir, según su índice de rotación; de esta forma se colocan los productos con mayor flujo de entrada y salida (Productos A) más cerca de la zona de carga y descarga, o de entrada en su defecto, para minimizar los recorridos; y los de rotación media (Productos B) y los de menor rotación (Productos C) en las zonas más alejadas respectivamente.
✔ Tipo de almacenamiento: la pauta a seguir son los requisitos de almacenaje; un ejemplo puede ser el caso de que deba hacerse a temperatura controlada, o tener cámaras frigoríficas de diferentes fríos, diferenciando entre productos de refrigeración tradicional o de exportación.
✓ Características de los productos: en ocasiones, cuando tenemos mucha diferencia entre los distintos SKU, hay operaciones que requieren almacenar por distintas variables: por volumen y su dificultad para realizar el picking; por su peso, colocando lo más pesado abajo lo más liviano en lo alto; etc. Un punto a tener en cuenta también es la compatibilidad entre los productos que se almacenan juntos.
✔ La fecha de caducidad o el lote del artículo: en esta forma de distribución, se colocan los productos perecederos en zonas de mayor acceso.
Otras reglas que le puedo indicar al sistema son:
✔ Picking o pallet completo: cuando un pedido supera la cantidad de unidades contenidas en un pallet completo, no tiene sentido retirar dichos productos en la zona de picking para después tener que reponerlas. Por lo tanto, cuando este número es mayor, el sistema directamente indica que se debe retirar el pallet completo de las posiciones de almacenaje.
✔ Reposición automática: se puede establecer un mínimo de stock en la zona de picking, para que, al alcanzarlo se emita directamente un pedido de reposición al autoelevador, que reabastecerá la zona.
Las reglas o métodos de salida, son la estrategia por las que definimos qué mercadería tiene prioridad a la hora de realizar el picking. Dependiendo de los diferentes productos, podemos poner una o más reglas.
Los más conocidos son:
✔ FEFO (First Expires, First Out): Atención a la caducidad
Se aplica principalmente en almacenes que trabajan con productos perecederos, como los del sector de la alimentación, las industrias de la salud, entre otros. Lo primordial es mantener bajo control las fechas de vencimiento.
De esta forma, se dá salida prioritaria a aquellos productos con una fecha de caducidad más cercana, evitando costos extra por stock caducado y disminuyendo el riesgo de que se deteriore la mercancía.
✔ FIFO (First In, First Out): Primero entrado, primero salido.
El objetivo final del método FIFO es conseguir una excelente rotación de existencias en almacén, dando prioridad a la salida de los productos que más llevan almacenados y pueden perecer o quedar obsoletos.
Se puede combinar perfectamente con la regla anterior: ante productos con idéntica fecha de caducidad, se daría salida primero a aquellos que entraron antes.
✔ LIFO (Last in, First Out): Prioridad a lo más reciente
En este caso, se aplica el criterio contrario. El último producto en entrar al almacén es el primero en salir. La mercancía recién llegada tiene prioridad sobre la que lleva más tiempo.
Se aplica únicamente a productos que no tienen fecha de caducidad y no sufren deterioros por pasar un largo tiempo almacenados. Por tanto, no es necesario mantener un control tan estricto sobre la rotación de material y si la mercancía esta paletizada se reducen los desplazamientos innecesarios.
