El MODULO CONTABILIDAD se utiliza para llevar el registro de los movimientos contables generados por las transacciones.
PLAN DE CUENTAS
- Mantenimiento interactivo:
Desde ítem se pueden ver el plan de cuentas en forma interactiva. Se ve cada una de las cuentas con su cuenta madre en la que totaliza.
Si se necesita crear una cuenta nueva, se puede hacerlo presionando el botón “Alta Nivel Inferior” o “Alta Misma Nivel” según el lugar en donde se desee crear la cuenta. En el caso de querer editar una cuenta se presiona el botón “Editar”
Cuando se genera una cuenta nueva, se habilitan los campos del lateral derecho de la ventana, allí se debe ingresar el código numérico de la cuenta, el orden que va a tener, si es imputable o no, el nombre, la cuenta en la que totaliza, el grupo, el tipo de imputación.
También se puede imprimir el plan de cuentas completo desde el botón imprimir.
- Cuentas contables, desde este ítem se puede ver el plan de cuentas con el formato de maestro, es decir, las cuentas desordenadas, sin estar agrupadas con su cuenta madre. Desde acá también se pueden crear cuentas y editarlas, es más simple hacerlo desde el ítem de mantenimiento interactivo. Desde esta ventana se pueden inhabilitar cuentas contables.
PARAMETRIZACIÓN
Desde este ítem se configuran las cuentas contables que se van a utilizar para determinadas operaciones del sistema. Para cada subdiario, hay una lista de parámetros a configurar. Esto debe hacerse en la implementación del sistema.
IMPORTANTE: Si el sistema no encuentra la cuenta contable de un parámetro al momento de realizar una operación no va a permitir finalizar la misma.
SUBSIDIARIOS
IMPORTANTE: Todos los asientos automáticos que el sistema genera van a los subdiarios.
- Modificación de asientos: desde este ítem se puede buscar un asiento en particular para editarlo.
IMPORTANTE: Solo se pueden editar cuentas que no son de imputación automática, es decir que solo se pueden editar cuentas de imputación manual.
Una vez que se ingresa esto, se debe seleccionar la cuenta a editar, luego se actualiza y se edita el asiento.
LIBRO DIARIO
Siguiendo la ruta Setup ERP – Contabilidad – Libro diario, se pueden realizar las operaciones que afectan directamente al libro diario.
Siguiendo la ruta setup ERP – Contabilidad – Libro diario – Asientos modelo, se puede generar asientos prearmados para tenerlos armados al momento que se necesiten usar.
Para que los botones “Nuevo” y “Editar” esten habilitados, se deben habilitar los campos CREASMO, EDIASMO y BORRASMO en la tabla OPERADOR.
- Ingreso de asiento manual:
En el ingreso de asiento manual, se deben ingresar la cuenta, el monto del debe o del haber (según corresponda), y la cuenta auxiliar en caso que haya. Esta operación debe repetirse según la cantidad de líneas que incluya el asiento.
IMPORTANTE: Todos los asientos que se ingresen de forma manual, deberán utilizar cuentas contables manuales.
IMPORTANTE: Todos los asientos ingresados de forma manual impactan directamente en el Libro Diario.
Desde el botón Asiento Modelo, se puede generar un asiento modelo, se habilita la misma ventana que la del ítem de asiento modelo.
- Renumeración de asientos: desde este ítem se pueden renumerar los asientos generados. Esta Renumeración solo puede verse en un reporte alternativo desde la consulta de libro diario. No se renumeran los asientos por sistema.
Se debe ingresar la fecha desde y hasta de los asientos a renumerar. Se selecciona la sucursal y el número anterior al que se va a usar. Por último se confirma la operación.
- Asientos resumen (Vuelcos): los vuelcos de asientos se realizan para pasar los asientos automáticos que se generan en los subdiarios al libro diario del sistema.
La vista preliminar se utiliza para visualizar el asiento que se va a generar al realizar el vuelco del subdiario al diario.
Se debe seleccionar la fecha desde y hasta a volcar o los asientos a volcar. También hay que seleccionar el Subdiario y la fecha imputable.
Una vez ingresados los datos, se presiona aceptar y se habilita una ventana en donde se detalla el asiento a volcar.
El vuelco definitivo se usa para que una vez que está todo corroborado, se pasan los asientos del subdiario al libro diario.
Se aplican los mismos filtros que en la vista preliminar y se confirma el vuelco.
CONSULTA DE LIBROS
Desde este ítem se pueden realizar consulta de subdiarios, libros diarios, y libro mayor.
En el libro mayor se puede saber el saldo de una cuenta particular a una fecha determinada.
En primer lugar se filtra en la pestaña “Cuentas”, por la cuenta contable, la cuenta auxiliar o la fecha según se desee.
En la pestaña “Movimientos Incluidos”, se indica si se incluyen los movimientos del Diario, del subdiario, los asientos de apertura, los asientos de cierres o si se incluyen cuentas inhabilitadas.
Al actualizar la consulta, se muestra el detalle de cada uno de los movimientos y de los asientos que se generaron con esa cuenta. Al pie de la ventana, se puede ver el saldo total del debe, el saldo total del haber.
Desde el botón Exportar se puede obtener un Excel de la consulta.
Desde el botón “Detalle del asiento” se puede ver el asiento que se realizó.
En este ítem se puede consultar el libro subdiario, que incluye todos los asientos generados automáticamente por el sistema.
Se puede filtrar por la fecha de imputación, el número de asiento y el subdiario. En caso que el asiento ya esté volcado, se debe tildar la opción “Incluye volcados”.
Al actualizar la consulta, se puede ver cada uno de los asientos según los filtros aplicados, en la ventana de abajo se detalla el asiento completo. También puede exportarse a un Excel la consulta.
- Consulta de libro diario:
En esta consulta se pueden consultar los asientos manuales (que impactan únicamente en el libro diario) y los asientos automáticos que hayan sido volcados del subdiario al diario.
En la consulta se puede filtrar por la fecha de imputación, el número de asiento, se puede tildar si se quiere incluir el asiento de apertura y el de cierre.
Al actualizar la búsqueda, se muestra el concepto del asiento, en el recuadro de abajo se muestra el detalle del asiento.
Desde esta consulta, se puede editar (solo las cuentas de imputación manual) se pueden anular (elimina el asiento por completo) o se puede reversar (se hace el asiento contrario para que las cuentas queden saldadas y el asiento se “anule”). Además, se puede exportar a Excel la consulta.
EMISIÓN DE BALANCES
Desde este ítem se pueden emitir balances contables para la presentación ante el organismo correspondiente.
- Balance de sumas y saldos:
Se puede filtrar por la fecha, la cuenta contable y la cuenta auxiliar en la pestaña “Cuentas”, en la pestaña “Movimientos” se puede filtrar si se incluyen los asientos de apertura y cierre, los movimientos del subdiario, las cuentas inhabilitadas, y los saldos iniciales de las cuentas.
Al actualizar la búsqueda se pueden ver todas las cuentas contables con su importe del debe, el del haber y los saldos. Al pie de la ventana, se pueden ver los saldos totales del debe y del haber.
Se puede filtrar por la fecha y se debe seleccionar si se quiere incluir el asiento de apertura y el asiento de cierre.
Al actualizar la búsqueda, se muestra el plan de cuentas que se puede ir desplegando. Al posicionarse en un ítem, se muestran en la ventana derecha el detalle de los totales de cada uno de los ítems que lo integran.
- Estado patrimonial y de resultados:
(No se puede hacer porque están mal configuradas las cuentas contables).
EJERCICIOS CONTABLES
Desde este ítem se administran los ejercicios contables con los que opera el sistema.
Desde el botón “Nuevo”, se puede crear un nuevo ejercicio.
IMPORTANTE: Para emitir cualquier operación que involucre un asiento contable, debe estar si o si abierto el ejercicio, sino no se va a confirmar la operación.
Se debe ingresar el detalle o nombre del ejercicio, la fecha de inicio y la fecha de fin.
Desde el botón “Edición”, se puede modificar únicamente el nombre o detalle del ejercicio, los demás datos no son editable.
Desde el botón “Inhabilitación” se pueden inhabilitar ejercicios contables.
IMPORTANTE: Solo se puede inhabilitar un ejercicio contable si no tiene asientos ingresados.
Desde el botón “Apertura” se genera el asiento de apertura del ejercicio. Los datos de este asiento, los trae del ejercicio contable anterior. Por esto, para realizar la apertura de un ejercicio, debe estar cerrado el ejercicio anterior.
Desde el botón cierre de resultados se realiza el cierre de resultados del ejercicio seleccionado. Los asientos deben estar volcados en el libro diario para que se pueda realizar el cierre.
Se muestra un detalle del asiento de cierre, en caso de haber diferencia, se debe asignar una cuenta contable para el registro de la misma. Por último se debe confirmar la operación.
Una vez realizado el cierre de resultados del ejercicio se puede realizar el cierre patrimonial del mismo. Se muestra el detalle y queda confirmado el cierre patrimonial.
FECHAS HABILITADAS
Este ítem se utiliza para habilitar un rango de fechas en el que se podrán realizar movimientos contablemente. En caso que se intente realizar una operación que no se encuentre en ese rango de fechas, el sistema no permitirá finalizar la misma.
Se debe ingresar el “desde” y el “hasta” de las fechas habilitadas, antes o después de la misma no se podrán ingresar movimientos.
