Cargas de viaje – TMS Setup Transporte

Ingresar en la ruta: TRANSPORTE – TRÁFICO – VIAJES.

En la botonera del lateral derecho, presionar el botón NUEVO.

En la captura siguiente, el recuadro superior corresponde a la cabecera del viaje, y el inferior al detalle de las cargas (lo que se transporta).

DATOS DE CABECERA


Chofer: se debe ingresar quien será la persona encargada de realizar ese viaje. Puede ser de empresa propia o de un tercero.

Fletero: corresponde a la razón social del tercero que realizará el viaje.

Equipo: es el vehículo que se utilizará para ese viaje.

Tara de salida y de llegada: se puede ingresar a modo informativo.

Tipo de equipo: es la clasificación del equipo que fue asignado al viaje, si está configurado en el maestro, se mostrará automáticamente lo que esté allí cargado. Es un dato que puede utilizarse para tarifar.

Inicio: fecha y hora de salida del viaje. Por defecto se muestran fecha y hora de la PC.

Origen y destino: localidad de inicio y localidad de fin de viaje. La provincia del origen del viaje corresponderá a la jurisdicción para ingresos brutos.

Kilómetros: cantidad de km de distancia entre el origen y el destino ingresados. Da la posibilidad de guardar esa cantidad de km para futuras cargas de viajes con mismo origen y destino.

Parte interno: numero único de identificación del viaje, puede usarse en forma optativa.

Negocio, Tipo de viaje, Tipo de servicios: estos campos funcionan para realizar la clasificación del viaje de acuerdo a los datos críticos para la valorización.

DATOS DE LA CARGA DEL VIAJE


Dentro de la información de la carga de viaje, a su vez hay dos recuadros: el recuadro superior es donde se detallan los clientes con su carga y el recuadro inferior es donde se pueden agregar cargas a un cliente ya ingresado previamente en ese viaje (en caso que haya varias cargas de un mismo cliente).

Presionar el botón NUEVO del recuadro superior

Cliente: será a quien se facturará el viaje.

Provincia de Jurisdicción: dato crítico para Ingresos Brutos, lo toma de la provincia relacionada a la localidad de origen del viaje.

Mercadería: puede detallarse lo que se está transportando. En caso de no necesitar este detalle puede seleccionarse uno genérico, por ejemplo “MERCADERIA”. Necesariamente debe ingresarse este dato para avanzar.

Cantidades: corresponde a lo que se transporta. Puede dejarse en 0 en caso de no ser necesario el detalle.

Unidad de medida: es la unidad correspondiente a las cantidades detalladas en el campo cantidades, se utilizará para las tarifas por unidad de valorización y por carga.

Declarado, Volumen, Cant. Pallets: datos informativos, no son obligatorios.

Origen y destino: en caso que cada carga tenga un origen y un destino distinto del viaje (los ingresados en la cabecera) pueden detallarse allí.

Destinatario: información de quien recibirá la carga.

Km: distancia entre el origen y el destino ingresados en la carga.

Remitos: se pueden detallar allí los números de remitos de las cargas.

Ident. Carga: numeración para identificar la carga, distinta del número de remito. Es opcional.

Remitente: es opcional el dato de quien envía la mercadería.

 

Presionar SIGUIENTE

El sistema dará aviso que no se encontraron tarifas para el viaje ingresado, permite continuar de todas formas.

ACEPTAR el viaje.

Valorización manual de viajes – TMS Setup Transporte

Dentro de la generación del viaje se puede realizar la valorización automática, en caso que haya tarifarios cargados, o la valorización manual, en caso que no se encuentren tarifas.

Para la valorización manual, se debe presionar el botón VALORIZACIÓN que se encuentra en la segunda pantalla de la generación del viaje.

O se puede presionar el botón VALORIZACIÓN en la consulta y mantenimiento de viajes, para valorizar el viaje seleccionado.

En la valorización manual, se muestra la siguiente pantalla:

En el campo FORMA DE VALORIZACIÓN, se debe detallar cómo será la valorización, esta puede ser según la CARGA, por UNIDAD DE VALORIZACIÓN o por viaje. Este dato puede dejarse predeterminado en el maestro del cliente para que se muestre automáticamente.

En el campo producto de facturación, se muestra por defecto el producto 1: “SERVICIO DE FLETE”, esto es lo que determinará la cuenta contable y el porcentaje de IVA al momento de la facturación del viaje. Además, se debe detallar MONEDA y COTIZACIÓN. Por último, en el campo IMPORTE, se mostrará la valorización total del viaje.

Una vez completada la cabecera de la valorización, la pantalla es diferente de acuerdo a la forma de valorización seleccionada.

VALORIZACIÓN POR VIAJE


Se muestra el cliente, la cantidad de kilómetros del viaje, estos datos no son editables.

En el campo TIPO DE VALORIZACIÓN, si se ingresa el dato “1” el sistema multiplica el importe base que se ingrese por la cantidad de kilómetros del viaje. Es decir que se valoriza con un importe por kilómetro que se multiplica por el total de ese viaje. Si se ingresa el dato “2”, se puede ingresar el importe total del viaje que será el importe a facturar. En el campo $ Cliente, se refleja el total que le corresponde al cliente.

En los campos $ Fletero y $ Chofer, se debe ingresar manualmente el importe a liquidar a quien corresponda. Por último, aceptar la valorización.

VALORIZACIÓN POR CARGA


En la valorización por carga, en lugar de mostrarse un campo en donde ingresar el importe total del viaje, se muestran cada una de las cargas que se transportan en ese viaje para poder valorizar cada una por separado.

Haciendo doble clic sobre cada una de las cargas, se habilita la siguiente ventana, que permite valorizar las cargas de dos formas distintas:

La primera forma es ingresando la opción “1” en el campo TIPO que hace referencia a una valorización por carga por UNIDAD.  Es decir que la tarifa base se multiplicará por las cantidades de unidad de valorización que haya indicadas en la parte superior. En este caso es: 500.000 kilogramos (unidad de medida) equivalen a 500 toneladas (unidad de valorización); cada tonelada tiene un importe base de $15; el total corresponde a las 500 toneladas x $15 que son 7500 que se muestran en el campo IMPORTE.

La segunda forma es ingresando el dato “2” en el campo TIPO, lo que hace referencia a un importe fijo por esa carga.  Para este caso, no se tienen en cuenta las cantidades que se están transportando, sino que se indica un importe fijo por esa carga. En el campo Imp. Carga debe detallarse el monto correspondiente que se verá reflejado en el campo IMPORTE.

El importe de cada una de las cargas debe ingresarse por separado, ambos impactaran en la valorización general del cliente.

VALORIZACIÓN POR UNIDAD DE VALORIZACIÓN


Lo que hace el sistema en la valorización por unidad de valorización es juntar todas las unidades iguales de un viaje y sumarlas para generar la valorización total por cada una de las unidades.

Por ejemplo, es posible que, en un viaje, haya bultos que deban valorizarse por tonelada, y otros que deben hacerlo por el valor declarado. En este caso, se juntan todas las toneladas de todas las cargas para hacer la valorización por el importe base de cada tonelada.

Haciendo doble clic sobre cada una de las líneas, se habilita una ventana que permite valorizar.

En caso de elegir el tipo “1” se debe detallar la tarifa BASE de cada unidad de valorización, el sistema multiplicará esa tarifa base por la cantidad que haya. Por ejemplo: si cada tonelada tiene un importe de $10 y se están valorizando 50 toneladas, el importe será de $500. Y se acepta.

En caso de seleccionar el tipo “2”, se debe ingresar el importe fijo que se tomará para la valorización de esa unidad de valorización. Y se acepta.

Una vez que cada una de las unidades de valorización tienen su importe, se debe aceptar la valorización general. En la parte superior, se muestra por cliente el importe total correspondiente.

ADICIONALES DEL VIAJE


En la ventana de valorización de viajes se puede dejar registro de los adicionales que correspondan al mismo. En cualquier tipo de valorización, está habilitado el recuadro de adicionales.

En el recuadro de adicionales, se debe hacer clic derecho y presionar el botón AGREGAR.

Se habilita la siguiente ventana, que permite detallar a qué corresponde el adicional. Se debe indicar de qué es el adicional, y se puede dejar un detalle, por último se debe ingresar la cantidad y el importe que corresponda al cliente o al chofer/fletero.

DATO: En el campo ADICIONAL, se debe tener en cuenta que los adicionales son configurables, es decir que puede tener un nombre o descripción en particular, y además se puede determinar si el adicional corresponde a un importe FIJO (F) sobre el viaje o si es un importe VARIABLE (K) según la tarifa del viaje. Para realizar esta configuración, se debe ingresar en el maestro de ADICIONALES DE VIAJE en la ruta TRANSPORTE – MAESTROS RELACIONADOS – ADICIONALES, pueden tener el nombre que corresponda a ese adicional, por ejemplo: “HORA EXTRA DE DESCARGA”, se detalla en el campo TIPO la letra F, y se puede detallar o no el importe de ese adicional. En caso que sea variable, en ese campo se debe detallar con la letra K.

Una vez detallado el adicional a utilizar, se puede dejar un detalle y se puede ingresar o editar los importes que se muestran para ese adicional. Aceptar la ventana. Se visualizará un registro por cada adicional ingresado en el recuadro ADICIONALES, de la ventana de valorización de viajes.

Circuito de choferes- TMS Setup Transporte

Una vez que se finalizó el viaje, con la valorización correspondiente a liquidar a chofer y luego de que el viaje esté cumplido y rendido, es posible comenzar con el circuito de liquidación a chofer.
Dato: para que el viaje quede valorizado a CHOFER, es necesario que se haya cargado un viaje con un chofer y que el campo fletero permanezca con código 0, es decir que es un chofer que corresponde a empresa propia. En caso que el fletero sea distinto de 0, la valorización quedará al fletero.

LIQUIDACIÓN DE VIAJES


Al ingresar en la ruta CHOFERES – LIQUIDACIÓN – EMISIÓN se pueden aplicar los filtros necesarios para segmentar los viajes a liquidar a él/los choferes. En caso de no tildar la opción definitiva se generará una liquidación provisoria. Tildando la opción definitiva se genera la liquidación que luego será pagada al chofer.

CUENTA CORRIENTE


Desde la ruta: CHOFERES – CUENTA CORRIENTE – ADELANTOS – EMISIÓN, se pueden generar adelantos de cuenta corriente de chofer que quedaran registrados para luego realizar la liquidación.

Al ingresar se habilita una ventana en donde se debe detallar: chofer, concepto del adelanto, seleccionando la opción DE CAJA, ingresar en el botón PAGO y detallar la forma en que será entregado el dinero. Dependiendo la configuración del chofer, será necesario detallar la situación ante IVA, IIBB y ganancias para el calculo de impuestos.

En caso que sea un adelanto relacionado a un viaje, se puede tildar la opción ASIGNA A VIAJE y se deberá seleccionar el viaje correspondiente.  Por último, aceptar la operación.

El adelanto se verá en la consulta de cuenta corriente del chofer. Para ingresar a la consulta de cuenta corriente (pendiente o histórica) se debe acceder a la ruta: CHOFERES – CUENTA CORRIENTE – CONSULTA – PENDIENTE/HISTORIA.

Dentro de la consulta pendiente se ven los comprobantes pendientes de imputación a otros comprobantes. Se puede filtrar por chofer, fecha de emisión del comprobante, fecha de vencimiento del comprobante o por sucursal y numero del comprobante. En el recuadro inferior se muestran los totales según filtros de consulta y sin filtros.

En la consulta histórica de cuenta corriente se muestran todos los comprobantes que están asociados al chofer, estén imputados o estén pendientes.

AJUSTE DE CUENTA CORRIENTE DE FLETERO


Desde la ruta CHOFERES – CUENTA CORRIENTE – AJUSTES se pueden ingresar ajustes positivos o negativos en la cuenta corriente de un chofer. Se debe ingresar el chofer, luego determinar si se realizará un ajuste positivo o negativo en la cuenta corriente, se puede dejar un detalle y luego el importe. Por ultimo se debe realizar la imputacion contable del ajuste realizado. Aceptar la operación.

 

Revalorizacion masiva de viajes – TMS Setup Transporte

Desde la ruta USUARIO – REVALORIZACION GRUPAL DE VIAJES el sistema permite revalorizar en forma masiva viajes pendientes de factura.

En la ventana, se deben aplicar los filtros para que se muestren los viajes que necesitan revalorizar.

Los viajes pendientes de factura pueden ser revalorizados la cantidad de vences que sea necesario.

Se deben marcar los viajes a revalorizar, se puede utilizar la botonera para marcar masivamente. Una vez seleccionados los viajes, presionar el botón REVALORIZAR. El sistema actualizará el importe de esos viajes con el nuevo tarifario.

Cumplimiento y rendición de viaje – TMS Setup Transporte

CUMPLIMIENTO DE VIAJES


Una vez que el viaje fue emitido, el mismo queda en estado EN TRANSITO hasta que el viaje llega a destino final. El estado en tránsito hace referencia a que el viaje está siendo llevado a cabo, cuando el chofer informa que se llegó a destino, el estado debe cambiar.
Una vez que el viaje llega a su fin, se debe cambiar al estado CUMPLIDO, este estado permite tener disponibles nuevamente al chofer y al equipo para poder asignarlo a otro viaje. Además, este estado muestra que el viaje fue culminado correctamente.
Para cumplir un viaje, se debe ingresar en la ruta: TRANSPORTE – TRAFICO – VIAJES, allí se debe seleccionar el viaje a cumplir y presionar el botón CUMPLIMIENTO.

Al presionar el botón cumplimiento, se habilita una ventana que permite realizar un cumplimiento parcial del viaje o un cumplimiento total.

El cumplimiento parcial se realiza cumpliendo cada una de las cargas del viaje por separado cuando llegan al destino correspondiente. Al ingresar en la ventana de cumplimiento, seleccionar la carga que se debe cumplir, presionar clic derecho y presionar la opción cumplir. Una vez hecho esto, ACEPTAR el cumplimiento. Realizar esta operación hasta que todas las cargas queden cumplidas y se efectúe el cumplimiento total del viaje.

El cumplimiento completo de un viaje, debe realizarse de la siguiente manera, una vez que se activa la ventana de cumplimiento de viajes, presionar el botón CUMPLIR TODO, con esto, quedaran cumplidas todas las cargas y el viaje.

En cualquier de las dos formas, ya sea en el cumplimiento parcial o en el cumplimiento total, se habilita una ventana mas pequeña para dejar registro de los horarios y de una observación deseada.

Se puede detallar el horario de llegada (por defecto se muestran fecha y hora de la PC), horario de entrada y salida de descarga y por último una observación.

Aceptar la ventana de horarios y aceptar el cumplimiento en general.

 

RENDICIÓN DE VIAJES


Una vez que el viaje fue cumplido y el chofer regresa con la documentación, el viaja pasa a tener estado RENDIDO, es el estado final que da el cierre total al viaje, se efectuó y se devolvió la documentación correspondiente. En muchos casos sucede que los choferes hacen varios viajes y luego vuelven con la documentación de todos esos viajes juntos, en ese momento se realiza la rendición. Para realizar la rendición de un viaje, el mismo debe estar cumplido previamente.

Seleccionar el viaje que se va a rendir, presionar el botón “RENDICIÓN”

Se habilita una ventana que permite realizar la rendición por carga, haciendo clic derecho sobre la carga, seleccionando la opción RENDIR. Luego aceptar la rendición.

Si no, se puede realizar una rendición total del viaje, presionando la opción RENDIR TODO.

En cualquiera de los dos casos, luego de presionar la opción “RENDIR” o “RENDIR TODO”, se habilita una ventana que permite ingresar una observación. Una vez hecho esto se acepta la rendición y el viaje pasa a tener estado rendido.

Carga de pedido de viaje – TMS Setup Transporte

En la ruta TRANSPORTE – PEDIDOS – PEDIDOS DE VIAJE, se habilita una ventana de consulta que al actualizar muestra la botonera para la gestión de pedidos de viaje.

Presionar el botón 1-Emisión para generar un nuevo pedido.

En la ventana que se habilita, se deben completar los datos conocidos al momento de recibir el pedido.

Son OBLIGATORIOS para avanzar los campos: cliente, origen, destino y mercadería.

La información del viaje ingresada en este momento será trasladada automáticamente al viaje al momento de generarlo (con la posibilidad de editarlo).

PLANTILLAS


En caso de existir pedidos de viajes iguales o similares, está la posibilidad de guardar una plantilla con los datos que se repiten (cualquiera de los datos que hay dentro de la ventana).

Para guardar la plantilla, se completan los datos, se presiona GUARDAR PLANTILLA y se debe ingresar un nombre o detalle para localizarla más fácil.

La plantilla se puede editar una vez elegida la misma, agregando o quitando datos con el botón ACTUALIZAR PLANTILLA.

Para utilizar una plantilla, al ingresar en la ventana de pedidos, presionar el botón BUSCAR PLANTILLA y seleccionar la que se va a utilizar. El sistema mostrará los datos correspondientes a esa plantilla. Permite editarlos.

GENERAR VIAJE DESDE PEDIDO


Una vez generado el pedido, debe realizarse el viaje correspondiente al mismo. Para eso, acceder en la ruta: TRANSPORTE – TRÁFICO – VIAJES.

En la solapa “PEDIDOS NO SATISFECHOS”, estarán los pedidos pendientes de asignar a un viaje.

Se debe realizar clic derecho y elegir la opción “GENERAR VIAJE”.

Se abrirá automáticamente la ventana de viajes. Da la posibilidad de editar o completar los datos faltantes.

Consulta de viajes – TMS Setup Transporte

CONSULTA DETALLADA DE VIAJES


En la ruta TRANSPORTE – TRAFICO – CONSULTAS – VIAJES – DETALLADA, está la consulta de viajes más completa que posee el módulo de transporte.

En esta consulta, se puede filtrar por datos del viaje, del chofer, fletero o equipo, por el estado del viaje, el cliente y las cargas, por adicionales o por algun otro dato.

Marcar viajes como facturados – TMS Setup Transporte

 

Para marcar viajes con estado de facturados, se debe ingresar en la ruta: TRANSPORTE – TRAFICO – CAMBIO DE ESTADO – MARCAR COMO FACTURADOS.

Allí, se debe detallar el cliente y la factura a la cual se asignaran esos viajes (LA FACTURA DEBE EXISTIR DENTRO DEL SISTEMA). Presionar CONTINUAR.

Luego marcar los viajes que correspondan a esa factura y confirmar la operación.

Rendicion grupal de partes – TMS Setup Transporte

Ingresar en la ruta: TRANSPORTE – TRAFICO – VIAJES, allí presionar la opción RENDICIÓN DE GASTOS.

Ingresar el CHOFER al que se le rendirán los viajes. Presionar continuar.

Seleccionar los viajes que se van a rendir. Luego pasar a la solapa MOV CTA CHOFER.

En la solapa MOV CTA CHOFER, seleccionar los comprobantes de la cuenta corriente del chofer que están incluidos en la rendición de viajes. Por ejemplo, adelantos a chofer. Presionar siguiente.

Se habilitan las siguientes solapas:

GASTOS: se registran los gastos que tuvo el chofer.

CONSUMOS: se registran gastos de combustible del viaje.

PINCHADURAS: se registran gastos de pinchaduras con detalle de cubiertas.

COMPRAS: se ingresan los comprobantes de compras relacionados a los gastos ingresados.

DEVOLUCIONES: se registran las devoluciones que el chofer acerca nuevamente.

RESUMEN: se muestra un resumen y un resultado de la rendición, esto es lo que impactará en la cuenta corriente del chofer y luego podrá ser pagado.

SOLAPA GASTOS


En el recuadro superior se muestran los equipos y el detalle de cada uno de los viajes que se seleccionaron.

En el recuadro inferior es donde se mostrarán los gastos a medida que se agreguen.

Para ingresar un gasto se debe detallar el INSUMO, la forma de pago, la cotización, la cantidad, el precio y el importe no gravado en caso que corresponda. Para que el gasto pueda imputarse en IVA COMPRAS, se debe tildar la opción IMPUTA EN COMPRAS.

SOLAPA CONSUMOS


Seleccionar si el consumo de combustible corresponde a un consumo de cisterna propia o de proveedor, presionar NUEVO, ingresar el detalle de fecha, kilometrajes iniciales y finales, cantidad, precio unitario e importe no gravado. Si es necesario que el gasto impute en IVA COMPRAS, tildar la opción IMPUTA EN COMPRAS, por ultimo presionar guardar.

SOLAPA PINCHADURAS


Se registrarán aquí las pinchaduras en caso que hubiera. Hay que posicionarse sobre la cubierta reparada (hacer doble clic), ingresar cantidad, precio, fecha, kilometraje del equipo, además se debe ingresar un 1 en caso que el gasto deba imputarse en IVA COMPRAS. Por último, presionar agregar.

SOLAPA COMPRAS


En el recuadro superior se muestran los gastos ingresados con la opción IMPUTA EN COMPRAS, hay que posicionarse sobre cada uno y presionar INGRESAR COMPROBANTES, al presionar el botón se habilita la ventana de ingreso de comprobantes de compras.

Detallar proveedor, comprobante y numero, detallar las fechas y presionar continuar. Se mostrará el ítem correspondiente al gasto, hacer doble clic y actualizar el porcentaje del IVA. Actualizar y aceptar.

Se mostrará cada gasto con su comprobante asociado.

SOLAPA DEVOLUCIONES


Se pueden ingresar valores en efectivo o depósitos que el chofer devuelva.

SOLAPA RESUMEN


Se muestra un detalle de lo cargado en la rendición de gastos, por ultimo el resultado de la rendición que podrá verse en la consulta de cuenta corriente del chofer. Aceptar la operación.

Gestión de pallets – TMS Setup Transporte

1. En primer lugar lo que se debe hacer es ingresar los pallets de cada viaje haciendo botón derecho sobre el mismo y presionando el botón “CARGA DE PALLETS”. Allí van a poder dejar registro de la cantidad de pallets que estaban asignados a dicho viaje.

2. Al ingresar en la carga de pallets, se habilitará una ventana que les permite el ingreso de la cantidad de pallets de salida y de una observación en caso que lo necesiten.

3. Esta información van a poder consultarla en la edición de la carga, ingresando en el botón “INFORMACION DE PALLETS”.

4. Al cumplir el viaje, si se posicionan sobre las cargas y realizan doble clic se habilita la ventana de las cargas y podrán editarlo. En el botón “INFORMACION DE PALLETS”, se habilitan los campos de cantidad de pallets de ingreso, numero de remito, recibo y rendición. Allí deben dejar registro de la cantidad de pallets que efectivamente regresaron con sus datos. En caso de haber alguna diferencia entre los pallets de salida y los de ingreso, el sistema automáticamente completará el campo de diferencia.

5. Dentro de la consulta de viajes, hay un ítem que corresponde a la gestión de pallets, está la consulta, la emisión de informes, y la consulta de informes de pallets. La consulta de pallets sirve para saber por viaje la cantidad de pallets que egresaron y los que ingresaron. Si tuvieran diferencias aquí estarán podrán ver todo el detalle. Pueden aplicar los filtros que necesiten según lo que deseen buscar. Pueden exportar esta consulta a Excel presionando F11.

6. El informe de pallets sirve para emitir un comprobante por cliente de los viajes con el detalle de los pallets egresados e ingresados de cada uno. Esto genera un reporte imprimible.

7. La consulta de informes de pallets sirve para consultar los informes emitidos, pueden filtrar por informe, por fecha o por cliente. Desde aquí pueden imprimir una consulta, o pueden anular informes.

Volver arriba
Top