En los costos de la operación del transporte, los gastos en cubiertas representan, según el índice de Fadeaac, entre el 6% y el 9% del total, por lo que implican significativas sumas de dinero en los costos de la empresa. Maximizar la vida útil, llevar un eficiente control de los neumáticos y la trazabilidad del proceso, son claves para reducir considerablemente los costos de toda la operatoria.
En esta nota te contamos la importancia de controlar los neumáticos de una flota, cómo funciona la herramienta de gestión de cubiertas y los beneficios e información útil que se obtiene para la posterior toma de decisiones.
Nuestro módulo para la gestión de cubiertas (perteneciente al producto Setup Flotas), fue desarrollado cuando uno de nuestros clientes, que utilizaba el sistema para llevar los gastos y mantenimiento de sus vehículos, nos transmitió la urgente necesidad de llevar un control por el hecho de que el cálculo certero del costo por kilómetro se traduce en el ahorro de grandes sumas de dinero por mes.
Veamos un ejemplo de cómo varian los costos, partiendo del análisis de dos situaciones hipotéticas: en primer lugar utilizamos una cubierta 1100 x 20 de calidad estándar y en segundo lugar una cubierta 1100 x 20 de mayor calidad y precio.
Análisis 1: Cubierta de calidad estándar
COSTO POR KILÓMETRO
Precio de la cubierta / Cantidad estimada de kilómetros = (Costo por kilómetro)
COSTO MENSUAL DE LAS CUBIERTAS DE UN EQUIPO
Costo por kilómetro x Cantidad de km por mes x Cantidad de cubiertas
GASTO MENSUAL DE LAS CUBIERTAS DE LA FLOTA
Análisis 2: Cubierta de calidad de mayor calidad
¿Qué sucede con el costo por kilómetro cuando utilizamos una cubierta de mayor calidad, con posibilidad de recapado? Repetimos las cuentas anteriores:
COMPARACIÓN DE AMBOS ANALISIS
En esta situación (tomando datos estimados), vemos cómo invirtiendo en cubiertas de mayor calidad, logramos ahorrar en el total mensual $86400 en una empresa de 20 vehículos promedio. Pero lo que nos demuestra este ejemplo no es que invertir en calidad siempre a largo plazo nos va a dar resultado. Esto puede suceder en ciertas ocasiones, pero en otras puede suceder lo contrario. Lo que nos demuestra este ejemplo es que necesitamos trabajar con datos reales y precisos para saber cuándo y en qué invertir en una situación específica.
Se presenta explícitamente la necesidad de empezar a trabajar con información real que un registro en planillas de excel o un control manual imposiblemente podrían arrojar.
Para llevar una estricta gestión de cubiertas, se requiere controlar:
- Compra de las cubiertas (Fecha - Proveedor - Comprobantes)
- Stock en depósitos
- Montaje y desmontaje
- El vehículo en el se encuentra la cubierta en determinado momento: identificando eje, ubicación (lado izquierdo y derecho, y ubicación interna y externa de tratarse de un eje dual).
- Rotación y cambios de eje.
- Ingresos y egresos en talleres de recapado y reparaciones.
- Kilómetros de arrastre del acoplado
- Fin de la vida útil, motivos e ingreso al depósito de rezagos
Además de todas estas variables, el cliente necesitaba llevar la trazabilidad efectiva de todo el proceso.
Dicho esto, veamos de qué manera funciona una herramienta de gestión de cubiertas.
1. CARGA DE VEHÍCULO
En primer lugar, se debe ingresar en el sistema la información del vehículo con todas sus características: patente, marca, modelo, año, kilometros recorridos, definición de ejes, cantidad y formatos (ejes duales o simples); además agregamos las cubiertas auxiliares.
2. INGRESO DE CUBIERTAS
A continuación se deben ingresar las cubiertas, ya sea por una compra, cargando todos los datos de la operación (el proveedor y los datos de la factura, donde en caso de tener el sistema de gestión se importa el comprobante, llevando un control cruzado), o se puede ingresar una cubierta que ya fue adquirida previamente (en caso por ejemplo de la primera carga de datos en el sistema) con sus respectivos kilómetros iniciales, si son distintos a 0.
Luego se registran los datos técnicos de la cubierta: Marca, tipo, dibujo, medida, depósito al que ingresa y el precio unitario. Además se carga el número de serie de la cubierta para tenerla identificada, y se realiza la marcación de este número en el neumático.
Ingresados los vehículos de la flota y las características de las cubiertas que se poseen, ya se pueden empezar a registrar los movimientos.
3. MOVIMIENTOS: MONTAJE Y DESMONTAJE, INGRESOS Y EGRESOS A TALLERES Y DEPÓSITOS
Cuando queremos hacer los movimientos pertinentes, ingresamos al tablero, en el que vamos a ver simultáneamente las características de cada vehículo (que cargamos en primer lugar), los detalles de las cubiertas que tiene montadas, las cubiertas en cada depósito y finalmente las cubiertas que están en los talleres de recapado.
Desde esa misma ventana se pueden realizar fácilmente el montaje y el desmontaje, y los cambios de eje o rotación. Al desmontar la cubierta, se la puede enviar al depósito o llevar al taller, donde se indica el motivo (una reparación o un recapado). Cuando la cubierta vuelve del taller, se debe indicar: si se hizo una reparación, de qué tipo y a qué precio, y si se hizo un recapado, las características de la banda y el costo. Todos los gastos irán a la imputación contable de cubiertas.
Cuando desde el módulo de transporte o desde combustibles, se indica que el equipo recorrió una cantidad determinada de kilómetros, el sistema automáticamente se los cargará a las cubiertas que estén montadas en el vehículo (no así en las auxiliares). También la herramienta llevará un control de los kilómetros del acoplado o arrastre, algo imposible de controlar con otro tipo de registros.
Cabe destacar que el sistema en todo este proceso, emite comprobantes de los movimientos, que de ser necesario se pueden utilizar para respaldar las operaciones de los ingresos a los depósitos, los montajes y los talleres de recapado.
4. FIN DE LA VIDA ÚTIL - DEPÓSITO DE REZAGOS
La información relevante de este proceso, como ya hemos visto, es el costo por kilómetro. Es este el parámetro que nos va a definir las futuras compras de cubiertas: la marca que mejor nos rinde, el tamaño de la cubierta, la posibilidad de recapado que tiene, el tiempo estimado de vida útil, etc.
Ahora bien, el costo por kilómetro recién se puede obtener cuando la cubierta finaliza su vida útil. Al cargar este cambio del estado del neumático, se puede clasificar el motivo de baja; y en este momento cabe una distinción: no es lo mismo que una cubierta no se pueda utilizar más por el desgaste normal debido al uso, que por otros motivos, por ejemplo un incidente. Así, cuando carguemos el fin de la vida útil, debemos indicar el motivo y si queremos que esa cubierta sea tenida en cuenta en el cálculo del promedio del costo por kilómetro total.
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RENDIMIENTO VALORIZADO - COSTO POR KILÓMETRO
Como mencionamos anteriormente, la información clave de la operación de gestión de cubiertas es el costo por kilómetro. Para calcular este dato, la herramienta pone en relación el total de los costos de una cubierta (compra, recapados, reparaciones) con los kilómetros recorridos.
Luego, a partir de todos los valores cargados, realiza un promedio del costo por kilómetro de cada tipo de cubierta. A partir de esto, se puede filtrar por marca, por tipo de cubierta, por medida, por dibujo, entregando los promedios de costo por kilometro de las cubiertas utilizadas, permitiendo observar cuál es el tipo de cubierta que nos resulta más eficiente, cuál es la marca que nos da mejores resultados, cómo influyen en la vida útil la medida y el dibujo del neumático, entre otros. Esta información será clave para analizar los gastos y reducir notablemente los costos de la operatoria.
Pero además se puede ver cuál fue el importe de la primera vida útil, la duración de cada banda de recapado, cómo participan de estos números los kilómetros recorridos por el arrastre, entre otros.
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ALERTAS POR CAMBIOS DE EJE / ROTACIÓN
También se podrán configurar alertas para realizar la rotación o cambio de eje cada determinada cantidad de kilómetros, otorgando la posibilidad de llevar un mantenimiento preventivo, y en consecuencia, prolongando la vida útil de cada cubierta al máximo.
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TRAKING - STOCK EN DEPÓSITOS, CUBIERTAS EN EQUIPOS Y EN TALLERES DE RECAPADO
Por otro lado, un proceso de este tipo requiere una exhaustiva trazabilidad, para que en el momento en que lo necesitemos, podamos consultar qué cubiertas tengo en un depósito, cuáles están en taller y por qué motivo, el historial completo de una cubierta en particular, qué cubiertas tengo en un determinado equipo, etc.
Además, las consultas se pueden filtrar por tipo de cubierta, por marca, por medida, por estado o se pueden ver las cubiertas de un proveedor en particular. Este seguimiento nos permite llevar un mantenimiento preventivo meticuloso, permitiendo anticiparse ante cualquier eventual variable. Por ejemplo, si nos encontramos con una cubierta notablemente en mal estado podemos consultar en qué eje estuvo, para corroborar si fue causa de alguna rotura externa o por las características propias del neumático, previniendo futuras roturas.
Como se pudo ver al principio, los gastos de cubiertas en una empresa de transporte son representativos dentro de los gastos totales de la operación, por lo que con solo reducir el costo en un pequeño porcentaje, la suma del dinero ahorrado va a ser altamente significativa.
Llevar una gestión de cubiertas eficiente, a través de una herramienta con una interfaz gráfica muy dinámica y sencilla de utilizar, permitirá no solo ahorrar recursos, sino que también agilizará todo el proceso, ofreciendo además un seguimiento detallado, comprobantes que respaldan las operaciones, historiales que permitirán ubicar las cubiertas en todo momento, y un destacado caudal de información clave para la toma de decisiones acertadas.
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