Gestión de la Información: Conoce los beneficios de automatizar tus reportes

Reportes

Los reportes son una fuente fundamental para el día a día de cualquier negocio. Estar informados sobre lo que pasa en nuestra empresa es imprescindible a la hora de llevar una eficiente gestión y tomar las decisiones correctas.

A la vez, si nos dedicamos a vender productos o servicios por internet, es esencial que nuestros clientes estén informados con lo que ocurre con su compra.

Ahora bien, su importancia no justifica que nuestro equipo gaste su tiempo realizando reportes y enviándolos a través del correo electrónico cuando podría estar enfocándose en actividades estratégicas de mayor interés.

¿Tiene sentido realizar el doble trabajo de cargar la información en el sistema y luego generar reportes para enviarlos vía email?


En esta guía te contamos cómo, a partir de la automatización de reportes, se puede lograr un mayor seguimiento de las acciones de nuestro negocio obteniendo tres importantes ventajas:

  • Frecuencia aumentada y mayor fluidez de información

  • Disminución de errores y estandarización de informes

  • Ahorro de recursos y aumento de productividad


Tipos de reportes

Para abordar las ventajas de la automatización, debemos en primer lugar distinguir entre dos tipos de reportes:
Alerta por Evento:
Se programa el sistema para que envíe un email cada vez que se realice una determinada acción.
Por ejemplo. Se podrán programan Alertas para recibir:
Registro de factura superior a “XX” o Promedio de consumo superior a “XX”
Alertas programadas:
Se envía un reporte diario, semanal, mensual con información relevante que necesito conocer de mi actividad.
Estos son algunos ejemplos, de la información que podes recibir con distintas frecuencias programadas:

Reportes

Reportes automaticos

Ventajas

Hay información crítica de nuestra empresa que tiene que estar siempre actualizada, para estar preparados detectar cualquier oportunidad o amenaza. Los problemas de comunicación son un mal que aquejan a muchísimas empresas en la actualidad.
Si ejecutamos reportes con poca frecuencia podemos estar omitiendo errores que, de tener presente de lo que ocurre, se podrían evitar. Pero tampoco podemos destinar horas a personas de nuestro equipo para crear reportes, menos aún, cuando la información ya fue cargada al sistema.
Contar con un sistema interno de reporte permite que todos los colaboradores tengan acceso a la misma información, fluyendo y llegando oportunamente a quiénes la necesitan de manera automatizada.
Con la automatización de reportes recibimos con la frecuencia que necesitamos la información crítica para gestionar. Además se elimina la posibilidad de tener información importante almacenada y omitirla o que no la reciba quien debería.
ventajas reportes

Los reportes manuales suelen tener errores humanos, falta de información o datos que son prescindibles y que entorpecen la lectura.
A esto se le suma que cada persona crea sus reportes con estructura que la parezca correcta y hay tantos modelos de reportes como personal en la empresa.
Lo que a una persona puede parecer imprescindible puede no serlo para otra y visceversa. Al que igual que lo que es entendible para alguien no necesariamente lo es para el resto.
Este problema aumenta notablemente cuando los reportes van dirigidos a nuestros clientes.
¿Cuántos problemas podemos evitar si programamos un reporte estandarizado, que tome información fidedigna y evite cualquier tipo de error?
El reporte automático permite que la información siempre llegue en tiempo y en forma. Con los datos que precisamos y sin incluir la subjetividad de cada persona que participa en la cadena de información.
ventajas automatizacion

Por último, y no menos importante, los reportes automatizados permiten ahorrar una gran cantidad de horas de trabajo que nuestro equipo dedica diariamente a creación de informes.
Contar con reportes automatizados sobre la empresa tiene como beneficio incrementar la productividad y desempeño de cada uno de tus colaboradores.
Los informes automatizados reducen las cargas de trabajo y aumentan la productividad. Evitamos el doble trabajo de cargar la información, por un lado, y generar un reporte para enviar por otro.
Simplificar el proceso de redacción de informes es crucial para mejorar un negocio. Disminuir las horas de redacción y de recopilación e interpretación de datos posibilita que nuestros colaboradores se enfoquen en actividades más críticas y estratégicas, y no en una actividad que se puede resolver a través de una mínima configuración del sistema.

¿Querés recibir asesoramiento o más información acerca de una herramienta de reportes automáticos?

 

 

Nuestro equipo de capacitadores está disponible de Lunes a viernes de 9 a 17 hs para asesorarte sobre las soluciones expuestas y realizar una demostración de las mismas.

Volver arriba
Top